コラム

派遣社員の欠勤連絡とマナー|注意点も覚えておこう!

自己の適切な体調管理は、社会人として必須の能力とはいうものの、人間ですのでどうしても体調を崩してしまうこともあるでしょう。また、どうしても外せない予定のため、休まざるを得ないということも少なくありません。

企業と直接雇用契約を結んでいる正社員や契約社員であれば、企業に直接連絡すれば良いのですが、派遣社員の欠勤連絡はどのようなマナーや注意点があるのでしょうか?詳しく紹介します。

派遣会社の欠勤連絡のマナー


欠勤をする際には、必ず派遣先と派遣元両方に連絡をする必要があります。無断欠勤は厳禁です。欠勤連絡をする際には、可能な限り当日ではなく事前に確認と許可を取るようにするのがマナーです。

これは、派遣社員に限らず、企業と直接雇用をしている正社員や契約社員でも同様となります。有給休暇については、社員平等に与えられた権利であるので、使用することをためらう必要はありません。

ただし、休むことによって業務の振替を行う必要が生じることもあります。事前に休むことが決まっている場合は、できる限り早めに相談をすることで、どうしてもその日にやらなければならない業務を他の人に依頼できるため、業務を滞らせずに休むことが可能です。

また、どうしても体調不良により当日急遽欠勤しなければならなくなることもあります。そのような場合は、どんなに遅くとも勤務開始時刻までに連絡をするようにしましょう。

欠勤する予定がある場合の連絡


事前に欠勤する予定がある場合の、連絡方法について確認しましょう。

事前に派遣先の上司に許可を得る

家庭の事情などによって、事前に欠勤することがわかっている場合は、それがわかった時点で行動に移すようにしましょう。有給休暇は、個人の裁量で取得できるものではありますが、あまりに忙しい時期などの場合は別の日に有休を取得する「時季変更権」という権利も企業は有しています。

そのため、ただ単に「休みます」というのではなく、「休ませてほしい」と相談を持ちかけるように連絡をして事前の許可を取りましょう。

早めに連絡しておけば、休みを取る当日の人員配置など、早めに準備をすることができるので、派遣先企業としても対応を取りやすいのです。私用の休暇を前日の夕方など、ギリギリに連絡すると心象が悪くなりやすいので気をつけましょう。

派遣元に勤怠連絡をする

事前に欠勤する予定がわかっており、派遣先企業の許可を得たら、派遣元企業に勤怠の連絡をしましょう。派遣先企業で働いているとはいえ、派遣社員の所属している企業は派遣元企業なのです。

派遣元企業は、従業員の勤怠管理を行う義務を有しているため、派遣社員の勤怠状況を把握しておかなければなりません。連絡をせずに休んでしまうと、派遣先と派遣元の出勤管理が合わなくなってしまい、報酬などにも影響を与えてしまうリスクがあります。

また、連絡をしないままにしておくと、例え派遣先企業からの許可が得られていたとしても、最悪の場合無断欠勤扱いとなってしまう恐れがあります。派遣先に欠勤の許可がおりた場合は、速やかに派遣元へも欠勤の連絡をしましょう。

急遽当日に休みたい場合の連絡


どれだけ体調管理をしていたとしても、急遽体調を崩してしまうことがないとはいい切れません。当日体調不良により休みたい場合の連絡方法について、確認しましょう。

派遣先の会社へ連絡する

当日に休みたい場合も、まずは派遣先の会社へ連絡するようにします。自分の体調不良の状況を簡潔に説明したうえで、「休みます」ではなく「休ませていただけないでしょうか」などの相談するように確認すると、相手への心象が悪くなりにくいものです。

また、上司であっても部下や派遣社員全員の仕事の状況を事細かく把握できているわけではありません。そのため、その日にする予定だった仕事は「翌日以降でも可能なのか」「どうしても行わなければならない仕事なのか」を連絡します。

誰かに引き継ぐ必要があれば「誰に引き継いだほうがよいのか」を相談しましょう。場合によっては、派遣元会社からヘルプを呼んでもらう必要も生じますので、状況に応じて上司と連携することをおすすめします。

派遣会社に報告を行う

当日の欠勤で、派遣先会社への連絡が終わったら、派遣会社にも連絡をするようにしましょう。その際に、すでに派遣先会社からの許可を得ていることを説明しておくとよいでしょう。

また、業務の状況などによっては、人が足りなくなることによって「他の人員を派遣してほしい」と派遣先企業が希望するケースもあるかもしれません。派遣先からそのような依頼があった場合は、この段階で派遣会社に伝えて、適切に対応してもらうようにしましょう。

有給休暇は、派遣会社側で管理されており、取得方法についても派遣会社のルールに従う必要があります。事後申請が可能な場合もありますので、体調が回復して職場に復帰した後で派遣会社に相談してみると良いでしょう。

連絡する際の注意点

派遣先企業や派遣会社に欠勤の連絡をする際の注意点を見ていきましょう。

事前に休む予定のときは周りの人にも伝えよう

事前に休むことがわかっている場合は、派遣先の上司に許可をもらいます。そして、派遣会社に連絡をした後に、部内の周囲の人に休むことを伝えるようにしましょう。派遣社員であったとしても、対外的な対応をすることも多く、外部から連絡がかかってきたときになぜいないのかがわからないと戸惑ってしまいます。

また、仕事の内容によっては同部内の別の人に対応を依頼しなければならないこともあるでしょう。事前に休むことを伝えておけば、誰が対応するのかなどを相談することができますし、代わりにやる方も対応をすることを意識して当日の仕事に臨むことが可能となります。

休むことは悪いことではありませんが、派遣先部内で仕事を混乱させないようにすることも重要です。

急な欠勤連絡は必ず電話で

近年では、メールやSNSなど連絡手段として便利なツールがたくさん登場しています。手軽に連絡できるので、体調不良などで急遽欠勤になった場合は、メールで送って、あとはゆっくり静養したいと考える方も少なくありません。そもそも、体調不良で仕事を休んでしまうことに対する罪悪感からこれらのツールを利用したいと思う方も多いでしょう。

しかし、特に急な欠勤連絡の場合は必ず電話でするようにしてください。メールなどで欠勤連絡をしてしまうと、確認されないままに無断欠勤だと勘違いされてしまう恐れがあります。あとから、そのメールに気が付いたとしても心象はよくありません。また、例えメールなどでの連絡を見落としたのが先方であっても、あとで指摘された際に「送っていますよね」などと開き直るのは愚の骨頂です。

さらに体調不良などの場合、メールだと本当に体調が悪いのかと疑われてしまうケースもあるので注意しましょう。

当日の連絡は遅くても始業時間の10分前までに

体調不良などで当日急遽欠勤となってしまう場合は、どんなに遅くても始業時間10分前までに連絡をするようにしましょう。連絡がギリギリになったり、始業時間を過ぎてしまったりすると、派遣先では通勤中に何かトラブルに巻き込まれたのかと心配されてしまうか、または単なる寝坊を隠そうと嘘をついていると疑われてしまいます。

最悪の場合、無断欠勤として評価を下げてしまう恐れがあるので、始業時間10分前までには連絡しておくのがおすすめです。上司が来る前に電話をして伝言をするのではなく、毎日の上司の出勤する時間帯に合わせて、直接欠勤の連絡をすることで体調が悪いことをしっかりと伝えることができるでしょう。

業務の引継ぎも忘れずに

事前に欠勤することがわかっている場合、その日必ず行わなければならない仕事については、しっかりと引き継ぎをしておくようにしましょう。業務手順書などを用意しておくと簡単に引き継ぎをすることができるので便利です。

また、急遽当日欠勤することになった場合でも、業務手順書があれば引き継ぎも問題なく対処してもらえるでしょう。普段からしっかりとデスク周りを整頓しておくと、手順書なども探してもらいやすくなります。

なお、休んでしまった後は、休み明けに休んだことに対する謝罪と対応してもらったことへの感謝の言葉を告げるようにすると、周囲の印象もよくなりやすいです。

体調の悪い自分を見せてしまうと説得力が大きい

当日急遽の欠勤であっても、「電話で伝えるのが忍びない」「本当に体調不良なのか疑われてしまう」と不安と感じる場合には、体調の悪い自分を見せてしまうほうがよいでしょう。

動けるならば敢えて早めに出社

体調不良であっても、通勤ができるレベルであれば、あえて早めに出社をすることも一つの方法です。電話口で体調不良であることを伝えるよりも、実際に目の前で欠勤を伝えるほうが、上司に対して説得力があります。

できる範囲で仕事をして、どうしても無理そうなら早退を相談することも可能です。もちろん、出社もできないくらいに体調が悪いのであれば、わざわざ出社する必要はありません。

また、あまりに体調が悪いにもかかわらず、無理やり出社することで周囲への感染のリスクも高まります。逆効果となることもあるので、あくまでも通勤ができるレベルの体調不良にとどめるようにしたほうがよいでしょう。

欠勤と早退では印象が違う

職務上は同じような出退勤記録となるものの、欠勤と早退では相手に与える心象が大きく異なります。特に上司にあたるような、ある程度年齢を重ねた方の場合は、「がんばって会社に来たけれどもやっぱり駄目だった」という事情のほうが好印象を与えるケースが多いでしょう。

もちろん、本当に体調が悪くて動くことができないような状態で、無理に出勤をする必要がありません。しかし、体がだるく熱っぽいけれども、会社にいけないことはないような微妙な状態の場合、まずは出社してみて、どうしても仕事ができなければ早退するようにしましょう。

そうすることで、あなたの仕事に対する姿勢を理解してもらうことができるでしょう。

本当に具合が悪いのに早退させてくれない場合

企業によっては、体調不良であっても何かと理由をつけて早退させてくれないケースがあります。そのような状況で、どうしても仕事ができないくらい体が辛くなった場合は、派遣元である派遣会社の担当社員に相談をするようにしましょう。

派遣会社は、派遣社員を不当な会社から守る義務があります。風邪気味だけど、がんばって出社をしてどうしても働くことができない状態になるならば、派遣元は必ずがんばったあなたを守ってくれることでしょう。

まとめ

風邪を引いて休んでしまわないように、日ごろから体調管理をしておくことは社会人としてのマナーです。しかし、どうしても体調を崩してしまうことは誰にでもあることです。また、どうしても事情により休まなければならない日が生じることもあります。

そのような場合は、派遣先と派遣元の両方に欠勤の連絡をするようにしましょう。どうしても外せない仕事がある場合は、引き継ぎの調整をすることで、会社にかける迷惑を最小限にすることができます。

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